AKTIF Blog

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft. Das bringt auch für Unternehmen der Energiewirtschaft erhebliche Veränderungen mit sich.
 
Rechtsgrundlage und Definition elektronischer Rechnungen
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gründet auf dem Wachstumschancengesetz. Ziel der Regelung ist unter anderem eine verstärkte Digitalisierung des Rechnungswesens sowie die Einführung eines elektronischen Meldesystems zur effizienteren Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung. Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist hierbei eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen – konkret der CEN-Norm EN 16931. Gängige Formate dafür sind die XRechnung und ZUGFeRD. Es gilt zu beachten, dass eine einfach per E-Mail verschickte PDF-Datei nicht als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt, da diese nicht maschinell verarbeitbar ist.
 
Betroffene Unternehmen und Übergangsfristen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Leistungen gegenüber anderen Unternehmen erbringen, also den gesamten B2B-Bereich. Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben.
 
Um den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen festgelegt:

• Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen und versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis Ende 2027 gilt diese Möglichkeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro. Größere Unternehmen müssen ab 2027 vollständig auf das strukturierte elektronische Format umsteigen.
• Ab 2028 sind ausschließlich elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format zulässig. Der Vorsteuerabzug ist dann nur noch mit solchen Rechnungen möglich.

Technische Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind zentral für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung.

• XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, das speziell für die elektronische Verarbeitung konzipiert wurde. Es ist im öffentlichen Sektor bereits weit verbreitet und ermöglicht eine effiziente maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Dies erlaubt sowohl die automatische Verarbeitung als auch die manuelle Prüfung der Rechnungen.

In der Energiewirtschaft gibt es spezifische Varianten dieser Formate, die vom edna Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation gepflegt und weiterentwickelt werden, um den besonderen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.
 
Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Eine der größten ist der Umgang mit Versionswechseln der Rechnungsformate. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD werden regelmäßig aktualisiert, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Systeme und Prozesse kontinuierlich anzupassen. Dies erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch Ressourcen für die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter.
 
Ein weiteres Problem ist die Sicherstellung der Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen und Formaten. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre elektronischen Rechnungen von den Systemen ihrer Geschäftspartner verarbeitet werden können. Dies kann insbesondere bei Unternehmen mit komplexen IT-Infrastrukturen zu Schwierigkeiten führen.
 
Unternehmen müssen nicht nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden. Es kommt auch darauf an, diese empfangen und verarbeiten zu können. Ab dem 1. Januar 2025 sind sie verpflichtet, entsprechende Systeme einzurichten. Für den Vorsteuerabzug ist es entscheidend, dass die empfangenen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ab 2028 ist der Vorsteuerabzug nur noch mit elektronischen Rechnungen im vorgeschriebenen Format möglich. Das bedeutet, dass Unternehmen ohne entsprechende Systeme steuerliche Nachteile erleiden könnten.
 
Ausblick und Empfehlungen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch Chancen für mehr Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Dies beinhaltet die Analyse der bestehenden Systeme, die Auswahl geeigneter Softwarelösungen und die Schulung der Mitarbeiter.
 
Insbesondere in der Energiewirtschaft, die durch spezifische Anforderungen und komplexe Abrechnungsmodelle gekennzeichnet ist, ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich. Unternehmen sollten prüfen, welche Formate für sie am besten geeignet sind und wie sie die Kompatibilität mit ihren Geschäftspartnern sicherstellen können.
 
Lösungen von AKTIF
AKTIF bietet umfassende Lösungen und Know-how für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Wir unterstützen Unternehmen sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung als auch beim Empfangen entsprechender Rechnungen – und das bei vielen Kunden schon heute. Die hierfür erforderlichen Prozesse sind teilweise bereits seit Längerem produktiv im Einsatz und umfassen unter anderem die Implementierung von XRechnung und ZUGFeRD, die Anpassung im Rahmen von Versionswechseln sowie die Integration in bestehende Systeme. Mithilfe unserer Software und/oder maßgeschneiderter Dienstleistungen hilft AKTIF dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern.

Zwei Wochen ist es inzwischen her, dass die E-world als Leitmesse der Energiewirtschaft erneut zur Plattform für den aktuellen Austausch im Versorgungsmarkt wurde. An jedem einzelnen der drei Messetage herrschte reger Andrang. Dies belegen offizielle Zahlen eindrucksvoll: Insgesamt fanden vom 20. bis 22. Februar 2024 rund 30.000 Fachbesucherinnen und Fachbesucher ihren Weg in die Essener Messehallen. Der Veranstalter spricht von einer Rekordresonanz. Diesen Eindruck hatte auch das AKTIF-Team vor Ort. Es reihte sich ein Gesprächstermin an den nächsten.

Abrechnungsaspekte standen dabei klar im Fokus – kein Wunder. Schließlich läuft ein wichtiger Countdown: Stromversorger sind gesetzlich verpflichtet, ihren Kunden bis 2025 dynamische Tarife anzubieten. Entsprechend genau und dringlich wurden sich bietende Umsetzungsmöglichkeiten auf Herz und Nieren geprüft. Ebenso kam die Sprache häufig auf die Abrechnung lastganggemessener Kunden. Hier konnte AKTIF die gesamte energiewirtschaftliche Expertise aus 26 Jahren in die Waagschale werfen, um Unsicherheiten zu klären und offene Fragen fachkundig zu beantworten.

„Process-as-a-Service“ trifft entscheidende Schmerzpunkte

Aber auch der zunehmende Trend zur Direktvermarktung und die damit einhergehenden PPA-Konzepte waren immer wieder Gesprächsthema. Das Gleiche gilt für die Rolle des BTR (Betreiber der technischen Ressource) im Zuge der Redispatch-2.0-Aufgaben sowie die neuen Anforderungen bei der Marktkommunikation. Vor dem Hintergrund der AS4-Umsetzung konnte der kooperative Ansatz von AKTIF dabei voll und ganz überzeugen. Was sich inzwischen klar herauskristallisiert: Dienstleistungen in Form von „Process-as-a-Service“-Paketen sind in jedem Bereich gefragt. Denn sie nehmen Akteuren der Energiewirtschaft entscheidende Last in einem immer komplexeren Alltag ab.

Nicht zuletzt hat der Austausch gezeigt, dass es an Ideen für den Energiemarkt der Zukunft nicht mangelt. Die größte Herausforderung ist dabei meist, diese prozessseitig mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand auf die Straße zu bringen. Der Teufel steckt nicht selten im Detail. Ein gutes Beispiel dafür sind sicher Mieterstrom-Projekte, bei denen Skaleneffekte eine essenzielle Rolle spielen.

Alles in allem war die E-world 2024 ein voller Erfolg für die AKTIF-Mannschaft – mit viel Inspiration, freudigen persönlichen Begegnungen mit Kunden wie Partnern und einem allgegenwärtigen Optimismus, dass die Herausforderungen der Energiewende gemeinsam gemeistert werden können.

Somit steht schon jetzt fest, dass die AKTIF Unternehmensgruppe bei der nächsten E-world wieder dabei ist. Der Termin vom 11. bis 13. Februar 2025 darf also gerne schon mal im Kalender vermerkt werden.