AKTIF Blog

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft. Das bringt auch für Unternehmen der Energiewirtschaft erhebliche Veränderungen mit sich.
 
Rechtsgrundlage und Definition elektronischer Rechnungen
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gründet auf dem Wachstumschancengesetz. Ziel der Regelung ist unter anderem eine verstärkte Digitalisierung des Rechnungswesens sowie die Einführung eines elektronischen Meldesystems zur effizienteren Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung. Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist hierbei eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen – konkret der CEN-Norm EN 16931. Gängige Formate dafür sind die XRechnung und ZUGFeRD. Es gilt zu beachten, dass eine einfach per E-Mail verschickte PDF-Datei nicht als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt, da diese nicht maschinell verarbeitbar ist.
 
Betroffene Unternehmen und Übergangsfristen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Leistungen gegenüber anderen Unternehmen erbringen, also den gesamten B2B-Bereich. Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben.
 
Um den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen festgelegt:

• Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen und versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis Ende 2027 gilt diese Möglichkeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro. Größere Unternehmen müssen ab 2027 vollständig auf das strukturierte elektronische Format umsteigen.
• Ab 2028 sind ausschließlich elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format zulässig. Der Vorsteuerabzug ist dann nur noch mit solchen Rechnungen möglich.

Technische Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind zentral für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung.

• XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, das speziell für die elektronische Verarbeitung konzipiert wurde. Es ist im öffentlichen Sektor bereits weit verbreitet und ermöglicht eine effiziente maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Dies erlaubt sowohl die automatische Verarbeitung als auch die manuelle Prüfung der Rechnungen.

In der Energiewirtschaft gibt es spezifische Varianten dieser Formate, die vom edna Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation gepflegt und weiterentwickelt werden, um den besonderen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.
 
Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Eine der größten ist der Umgang mit Versionswechseln der Rechnungsformate. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD werden regelmäßig aktualisiert, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Systeme und Prozesse kontinuierlich anzupassen. Dies erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch Ressourcen für die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter.
 
Ein weiteres Problem ist die Sicherstellung der Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen und Formaten. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre elektronischen Rechnungen von den Systemen ihrer Geschäftspartner verarbeitet werden können. Dies kann insbesondere bei Unternehmen mit komplexen IT-Infrastrukturen zu Schwierigkeiten führen.
 
Unternehmen müssen nicht nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden. Es kommt auch darauf an, diese empfangen und verarbeiten zu können. Ab dem 1. Januar 2025 sind sie verpflichtet, entsprechende Systeme einzurichten. Für den Vorsteuerabzug ist es entscheidend, dass die empfangenen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ab 2028 ist der Vorsteuerabzug nur noch mit elektronischen Rechnungen im vorgeschriebenen Format möglich. Das bedeutet, dass Unternehmen ohne entsprechende Systeme steuerliche Nachteile erleiden könnten.
 
Ausblick und Empfehlungen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch Chancen für mehr Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Dies beinhaltet die Analyse der bestehenden Systeme, die Auswahl geeigneter Softwarelösungen und die Schulung der Mitarbeiter.
 
Insbesondere in der Energiewirtschaft, die durch spezifische Anforderungen und komplexe Abrechnungsmodelle gekennzeichnet ist, ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich. Unternehmen sollten prüfen, welche Formate für sie am besten geeignet sind und wie sie die Kompatibilität mit ihren Geschäftspartnern sicherstellen können.
 
Lösungen von AKTIF
AKTIF bietet umfassende Lösungen und Know-how für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Wir unterstützen Unternehmen sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung als auch beim Empfangen entsprechender Rechnungen – und das bei vielen Kunden schon heute. Die hierfür erforderlichen Prozesse sind teilweise bereits seit Längerem produktiv im Einsatz und umfassen unter anderem die Implementierung von XRechnung und ZUGFeRD, die Anpassung im Rahmen von Versionswechseln sowie die Integration in bestehende Systeme. Mithilfe unserer Software und/oder maßgeschneiderter Dienstleistungen hilft AKTIF dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern.

E-world energy & water, 20. bis 22. Februar 2024 in Essen – Halle 1, Stand E120

Dynamische Tarife, Redispatch 2.0, PPA und Börsenpreisabrechnung: Zur E-world 2024 lenkt die AKTIF Unternehmensgruppe das Augenmerk auf die flexiblen Handlungsmöglichkeiten, die sich Direktvermarktern und Lieferanten auf Basis der Softwareplattform AKTIF®dataService erschließen. Besondere Erleichterung verspricht nicht zuletzt das darauf aufbauende Dienstleistungsangebot „AKTIF smart&easy“. Einer Etablierung dynamischer Tarife und lückenlosen Abarbeitung einschlägiger Abrechnungsprozesse steht damit nichts entgegen. Am Stand E120 in Halle 1 können sich Besucher davon überzeugen, wie übersichtlich sich die Komplexität des energiewirtschaftlichen Tagesgeschäfts einfangen und automatisiert bewältigen lässt. Zusätzlicher Mehrwert geht in dem Zusammenhang vom AKTIF®Webportal aus.

„Mit unserem Angebot hinsichtlich der dynamischen Abrechnung für Lieferanten und Direktvermarkter treffen wir entscheidende Schmerzpunkte. Vor allem Geschäftsmodelle rund um Power Purchase Agreements (PPA) boomen. Entsprechende Anbieter finden aufgrund unserer passgenauen Lösungsoptionen immer öfter den Weg zu uns. In diesem Bereich haben wir unseren Kundenstamm deutlich ausgebaut“, berichtet Mario Weber, Leiter Vertrieb der AKTIF-Unternehmensgruppe. Die Stärke der AKTIF-Software und -Services liegt darin, dass der Abbildung flexibler und dadurch komplexer Tarifmodelle – die sich beispielsweise an aktuellen Spotmarktpreisen orientieren – per se keinerlei Schranken gesetzt sind.

Es zeigen sich immer wieder spezifische Alleinstellungsmerkmale des AKTIF-Portfolios, wie Weber an einem konkreten Beispiel der Direktvermarktung verdeutlicht: „Gerade die Verrechnung der Ausfallleistung gegenüber dem Netzbetreiber in einem Redispatch-Szenario bereitet vielen Direktvermarktern derzeit Schwierigkeiten. Zahlung erfolgt in der Regel nur, wenn dem Netzbetreiber eine dedizierte Rechnung zugeht. Bleibt diese aus, lässt ebenso der Zahlungseingang auf sich warten, was natürlich zu monetären Schiefständen in den Reihen der Direktvermarkter führt. Hierfür haben wir seitens AKTIF einen automatisierten Vorgang vorgesehen.“ Gleichzeitig stellt die Berücksichtigung von Energiespeichern in entsprechenden Leistungsangeboten nachweislich keinerlei Hindernis dar. Eine Vermarktung von Flexibilitäten ist jederzeit möglich – trotz komplexer vorgangsseitiger Rahmenbedingungen.

Die Fähigkeit zur lückenlosen Abbildung der energiewirtschaftlichen Abläufe im Sinne der Meter-to-Cash-Prozesskette offenbart sich darüber hinaus bei vielen weiteren modernen Geschäftsmodellen – von Quartierstromkonzepten über die Ladesäulenabrechnung und prozessseitige Fundamentierung von Bürgerenergiegenossenschaften bis hin zur Wärmeabrechnung. In Bezug auf Letzteres wurde das Produkt- und Dienstleistungsportfolio von AKTIF erst jüngst ergänzt​​​​​​​. Insofern finden sowohl Energielieferanten für jedes Medium als auch Direktvermarkter zur E-world bei AKTIF die richtige Anlaufstelle. Das Gleiche gilt für viele weitere Anspruchsgruppen mit Anknüpfungspunkten zu Marktkommunikation, Bilanzkreismanagement und Abrechnung. Sie alle können der Suche nach reibungslosen Routinen und effektiver Unterstützung im energiewirtschaftlichen Alltag ein Ende bereiten und sollten einen Besuch am AKTIF-Stand nicht verpassen.

Wärmeversorger sind die zentralen Gestalter der Wärmewende – sie sollen dafür sorgen, dass der Wärmemarkt nachhaltiger und klimafreundlicher wird. Da gleichzeitig die gesetzlichen und bürokratischen Anforderungen steigen, benötigen sie intelligente Abrechnungslösungen, die es ihnen erlauben, sich mit aller Kraft auf die Transformation des Wärmemarktes zu fokussieren. Hier punktet die AKTIF-Unternehmensgruppe ab sofort mit einem Angebot, das sich gezielt an Wärmelieferanten richtet. Mit der bei Strom- und Gasanbietern bereits seit jeher etablierten Softwareplattform AKTIF®dataService lassen sich Fern- und Nahwärme-Lieferungen nicht nur unkompliziert abbilden und abrechnen. Darüber hinaus kann gleichzeitig den Anforderungen der FFVAV (Fernwärme- oder Fernkälte-Verbrauchserfassungs- und Abrechnungsverordnung) umfassend entsprochen werden. Über ein integriertes Webportal sind Wärmelieferanten ohne weiteren manuellen Aufwand in der Lage, ihren Kunden Vertrags- und Rechnungsdokumente inklusive aller erforderlichen Informationen bereitzustellen und Verbrauchsvisualisierungen umzusetzen – für zusätzlichen Mehrwert. Es werden nicht nur regulatorische Pflichten automatisiert erfüllt, sondern ebenso die Kundenbindung und Profitabilität auf Basis innovativer digitaler Services für Endkunden gesteigert.

Dank der Software und Expertise von AKTIF lassen sich die Vorgänge in der Wärmeversorgung ebenso unkompliziert und effizient durchführen wie bei der Versorgung mit Strom oder Gas. Die Vorteile für Wärmelieferanten liegen dabei auf der Hand: gesetzlichen Anforderungen, allen voran der FFVAV wird automatisiert Genüge getan. Dadurch können sie sich voll auf ihr eigentliches Geschäft konzentrieren. Nicht zuletzt ergeben sich entscheidende Synergiepotenziale für Versorger, die mehrere Sparten und Geschäftsfelder bedienen. Über AKTIF®dataService und das angeschlossene AKTIF®Webportal sind beispielsweise Daten aus der Wärme-, Strom- und Gasversorgung übersichtlich und integriert zusammenführbar.

Komplexe, spartenübergreifende Abrechnungsprozesse ohne Hürden

Bei der Abrechnung von Wärmeprodukten spielt die AKTIF-Plattform ihre Flexibilität voll aus. Sie kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, abhängig etwa von der Durchflussgröße oder der Warmwassermenge in Kubikmetern. Eine spartenübergreifende Betrachtung – beispielsweise vor dem Hintergrund der Quartiersversorgung – ist jederzeit möglich. Kundenanlagen werden dafür in der Software als eigene Arealnetze angelegt. Die damit verknüpften Strukturelemente ermöglichen es, sowohl jegliche Wärmeversorgungskonzepte als auch weitere Belieferungskonstrukte wie Mieterstrombelieferung oder Tranchenprodukte abzubilden. Einer Verrechnung unterschiedlicher Einspeisungen mit verschiedenen Preisbestandteilen innerhalb der Kundenanlage steht nichts im Wege. Außerdem können einzelne Kundenanlagen gezielt gesucht sowie ausgewertet und Übergangspunkte zum öffentlichen Netz und den Einspeiseanlagen angelegt werden.

FFVAV einfach umsetzen

Neben einer reibungslosen Abrechnung ist die Erfüllung der zusätzlichen Informationspflichten, die sich aus der FFVAV ergeben, mit AKTIF in kürzester Zeit realisierbar. „Bis Ende 2026 müssen alle Wärmeversorger die Vorgaben der FFVAV umgesetzt haben – viele haben hier jedoch noch nicht die nötigen Maßnahmen ergriffen. Auf Software-Seite können wir die entsprechenden Anpassungen für unsere Kunden schon jetzt vornehmen, wodurch diese wertvolle Zeit im Tagesgeschäft gewinnen und gleichzeitig die digitalen Services gegenüber dem Kunden weiter stärken können“, erläutert Lars Ehrler, Geschäftsführer der AKTIF Unternehmensgruppe.

Die im Oktober 2021 in Kraft getretene „Verordnung über die Verbrauchserfassung und Abrechnung bei der Versorgung mit Fernwärme oder Fernkälte“ (FFVAV) verpflichtet Wärmeversorger zur Fernauslesbarkeit aller Zähler bis zum 31. Dezember 2026. Neben der technischen Umsetzung der Ablesung, sprich dem Rollout vernetzter Messsysteme, gilt es dabei auch, die Abrechnung und die Rechnungsstellung anzupassen. Die Lösung AKTIF®dataService erlaubt es, solche IoT-basierten Abrechnungsdaten zu integrieren und in der Wärmeabrechnung zu berücksichtigen sowie die zusätzlichen Informations- und Transparenzpflichten umzusetzen.