AKTIF Blog

Das AKTIF-Webportal hat sich mittlerweile bei vielen Anwendern als effektives Werkzeug im energiewirtschaftlichen Tagesgeschäft etabliert. Mannigfaltige Informationen – von Rechnungsdokumenten bis hin zu spezifischen Lastgangsübersichten – können hierüber an zentraler Stelle und kundenindividuell zur Verfügung gestellt werden. Dass sich die Portal-Technologie, die über eine voll integrierte und automatisierte Schnittstelle mit dem AKTIF®dataService verbunden ist, jedoch nicht nur im Sinne der Kundenbindung gewinnbringend ausspielen lässt, zeigt ein weiteres einschlägiges Einsatzbeispiel.

Herausforderung: Ganzheitliches PV-Monitoring in Echtzeit

Um der Selbstverantwortung im Sinne der Energiewende gerecht zu werden, wurde aufseiten eines großen Mobilitätsdienstleisters, der seit 2006 zu den Kunden von AKTIF zählt und auf die Energielogistik-Lösung aus Senftenberg vertraut, in den letzten Jahren massiv in den Photovoltaik-Auf- und Ausbau an den zahlreichen konzerneigenen Standorten investiert. Insgesamt sind mittlerweile 45 PV-Anlagen mit einer installierten Leistung von in Summe über fünf Megawatt in Betrieb. Um sich jederzeit ein Bild von deren Produktivität machen zu können, erwuchs der Wunsch nach einer zielgerichteten Dokumentation und Darstellung der Stromerzeugungsleistung. Hierbei zählte ein gesamtheitlicher Überblick ebenso wie die Option, die Betrachtung auf einzelne Anlagen zu fokussieren.

Lösung: Intuitives Dashboard auf Basis des AKTIF-Webportals

Nachdem das AKTIF-Webportal bereits seit 2015 im Alltag der lieferseitigen Energieabrechnung seine Vorteile beweist, lag der Gedanke nahe, die damit einhergehenden Möglichkeiten auch im Zuge der Erzeugungsthematik zu nutzen. Bis dato bestand der Einsatzzweck darin, Großkunden den webbasierten Zugriff auf die jeweiligen Vertragsdaten oder Rechnungen und Einsicht in die Verbrauchsszenarien zu gewähren. Hierfür werden alle Daten aus dem zugrundeliegenden AKTIF-Verrechnungsprogramm automatisch eingelesen. Über die Schnittstelle zur Messdatenerfassung lassen sich dank viertelstündiger Lastgangwerte die Stromverbräuche an einzelnen Messpunkten exakt nachvollziehen. Dieses Schema wurde nun einfach übertragen und ein spezifisches Dashboard für das PV-Monitoring entwickelt. Anstelle der Verbrauchsdaten der Lieferstelle werden die im AKTIF®dataService gesammelten Erzeugungsdaten der fernausgelesenen PV-Anlagen verarbeitet.

Ergebnis: Passgenaues Reporting und schnelles Eingreifen bei Auffälligkeiten

Dank des modernen, maßgeschneiderten Dashboards lässt sich nicht nur die aktuelle Erzeugungsleistung über alle Anlagen hinweg kontrollieren. Durch entsprechende Reports ist auch eine Übersicht zu Jahres- oder Monatswerten überhaupt kein Problem – was nicht zuletzt die Dokumentation gegenüber Geschäftsleitung und Vorstand auf eine solide Grundlage stellt. Ein ganz besonderer Mehrwert im Alltag besteht darüber hinaus darin, dass sich Auffälligkeiten im Hinblick auf die Erzeugungsleistung einzelner Anlagen sofort auf den Grund gehen lässt. Wenn beispielsweise ein Standort keine Erzeugungsleistung vermeldet, kann dies durchaus auf einen technischen Defekt hinweisen. So lässt sich zügig feststellen, ob die PV-Module zum Beispiel im Winter nur zugeschneit sind oder genauerer Überprüfung bedürfen. Im Zuge dessen können über die AKTIF-Lösung Grenzwerte der Erzeugungsleistung jeder einzelnen Anlage definiert werden. Werden diese unterschritten, geht automatisch ein Warnhinweis per E-Mail an den jeweils zugewiesenen Empfängerkreis, damit ein eventueller Schaden umgehend behoben werden kann. Diese funktionale Erweiterung ist ein weiterer Beleg dafür, dass sich die Software von AKTIF als umfassende Datendrehscheibe beim Anwender profiliert hat – von den Abrechnungsprozessen bis hin zum PV-Monitoring. Und mittlerweile fließen auf dessen Seite selbst die Informationen zu den hinzugekommen E-Ladestationen des Unternehmens im AKTIF®dataService als zentrales System der Energielogistik ein.

Herausforderung: Etablierung eines neuen Geschäftsmodells am Markt

Seit 2020 hat es sich die SEtrade GmbH zum Ziel gesetzt, eine direkte Brücke zwischen dezentraler Stromerzeugung und regionaler Belieferung zu schlagen. Wichtige Zielgruppe sind im Zuge dessen die Betreiber bestehender PV- und Windkraftanlagen, die künftig aus der Förderung des Erneuerbare-Energien-Gesetzes (EEG) fallen und sich fragen müssen, wie sich ihre Anlagen weiterhin wirtschaftlich einsetzen lassen. Auf der Gegenseite stehen Gewerbekunden, für die das Angebot von lokal erzeugtem Ökostrom durchaus attraktiv ist. All diese Anspruchsgruppen will SEtrade über Power Purchase Agreements (PPA) effektiv zusammenbringen und die Wertschöpfung für alle Beteiligten steigern – nicht zuletzt unter Einbeziehung von Batteriespeichern. Auch Elektromobilitätskonzepte versprechen in dem Zusammenhang entscheidendes Potenzial im Sinne der Energiewende. Das Aufgleisen der damit einhergehenden energiewirtschaftlichen Prozesse, sowohl auf der Einspeise- als auch auf der Abnehmerseite, ist dabei keinesfalls trivial – von der Prognose über das Bilanzkreis- oder Energie- und Stammdatenmanagement bis hin zu Handel, Portfoliomanagement sowie Abrechnung. Von Anfang an verfolgte SEtrade den Ansatz, diese Aufgaben nicht in den eigenen Reihen abzubilden, sondern in die Hände kompetenter, darauf spezialisierter Partner zu geben.

Lösung: Energiewirtschaftliche Prozesse im Outsourcing-Modell

Für die abrechnungs- und prognoserelevanten Prozesse inkl. EDM agiert AKTIF für SEtrade als Full-Service-Dienstleister. Vor allem der starke Fokus auf die kaufmännischen Themen bei Berücksichtigung von Nebenbuchhaltung und allen Aspekten rund um SEPA-Lastschriften oder die Kommunikation mit Buchhaltung oder Steuerberatung überzeugte vom Start weg. Mit AKTIF lassen sich alle individuellen Abrechnungsfälle souverän abbilden. Die Umsetzung des Outsourcing-Konzepts ging zudem enorm schnell. Innerhalb von nur vier Monaten konnte SEtrade der Idee eines Energieversorgungsunternehmens Leben einhauchen und war ohne Einschränkungen handlungsfähig, einschließlich aller notwendigen Genehmigungen. Geschäftsführer Detlef Siebert ist sich sicher: „Das wäre nie so zügig realisierbar gewesen, wenn wir die entsprechende IT- und Prozesslandschaft unter unserem eigenen Dach aufgebaut hätten.“

Ergebnis: Volle Konzentration auf Kundenakquise

Mit diesem prozessualen Rückgrat kann sich das Team von SEtrade ganz der Kundenakquise in alle Richtungen widmen. Der Ansatz stieß im Markt sofort auf eindeutiges Interesse. Ein Großteil des auf der einen Seite dezentral erzeugten Ökostroms fließt bereits direkt in die Belieferung der Gewerbekunden, der Rest wird über die Börse vermarktet. Erklärtes Ziel ist es, dass sich die Leistung aus dezentraler Erzeugung und Stromvertrieb unter dem Dach von SEtrade in naher Zukunft weitgehend decken.

Herausforderung: Digitalisierung der energiewirtschaftlichen Prozesskette

Das Jahr 2020 stand für die EDEKA Versorgungsgesellschaft mbH (EVG) ganz im Zeichen der Digitalisierung – und das nicht nur bedingt durch die Pandemie. Das ausgerufene Ziel: Sowohl die Archivierung als auch alle Bearbeitungsvorgänge sollten komplett weg von der Papierform und alte Zöpfe in Form von Aktenschränken und Botengängen von Büro zu Büro entlang der fachlichen Prozesskette rigoros abschnitten werden. Bis dato gestaltete sich das Vorgehen meist wie folgt: Ging beispielsweise eine E-Mail mit einer Kundenanforderung ein, wurde diese nach Eingabe aller relevanten Daten – mit einem Verarbeitungsvermerk versehen – in gedruckter Form an das nächste Team in der Prozesskette weitergetragen. Dieses wiederum nahm ebenfalls alle notwendigen Einstellungen im System vor und reichte die Informationen an das nachfolgende Team weiter. Sobald der Vorgang bereichsübergreifend abgewickelt war, wurden alle damit in Verbindung stehenden Inhalte physisch abgelegt. Die Grenzen dieser Prozesskette traten während der Hochphase der Pandemie deutlich zutage. Es galt, zügig eine einheitliche, digitale Nachverfolgung über alle internen Aufgaben einzuführen, um jederzeit Transparenz und Effizienz sicherzustellen.

Lösung: Umsetzung der elektronischen Vorgangsbearbeitung mit AKTIF

Für die EVG wurde AKTIF zum Projektpartner der Wahl. Schließlich konnte das Senftenberger Team bereits in der Vergangenheit überzeugen. Die Software von AKTIF ist bei der EVG seit 2005 im Einsatz und hat sich über die Jahre nach und nach als zentrale Lösung im energiewirtschaftlichen Tagesgeschäft etabliert. Dadurch reduzierte sich im Zuge der elektronischen Vorgangsbearbeitung nicht zuletzt die Schnittstellenkomplexität. Zum Projektstart wurden die internen Arbeitsabläufe gemeinsam geprüft und – abhängig von der zugrundeliegenden Komplexität – vier Umsetzungsstufen definiert: In die Stufe 1 fielen alle Vorgänge rund um Stammdatenänderungen. Stufe 2 umfasste alle vertragsrelevanten Belange und Anpassungen, beispielsweise im Zuge von Umfirmierungen, der Vertragsdruck selbst oder die erforderlichen SEPA-Datenabfragen. In Stufe 3 fanden sich die Prozesse der Angebotserstellung wieder und mit Stufe 4 wurden abschließend interne Rückfragen, die in keine der vorher genannten Umsetzungsstufen passten, abgedeckt. Dadurch konnten auch jegliche Ausnahmesituationen neben der klassischen energiewirtschaftlichen Prozesskette aufgefangen werden. Die Umstellung erfolgte nach und nach und für jeden einzelnen Projektschritt wurde eine Übergangszeit festgelegt, in der die alte und neue Welt der Vorgangsbearbeitung parallel Wirkung entfalteten. Auf diese Weise ließ sich sicherstellen, dass die Mitarbeiter die neuen Abläufe sukzessive leben und die Prozessketten vor der Komplettumstellung noch einmal auf Herz und Nieren geprüft werden konnten.

Ergebnis: Transparenz und Flexibilität im Arbeitsalltag

Heute sind alle Abläufe digital dokumentiert und lassen sich problemlos nachverfolgen. Geht eine Kundenanforderung per E-Mail ein, wird der entsprechende Vorgang zum Start nur noch angelegt und alle relevanten Dokumente können im Handumdrehen dazu geladen werden. Nach der Bearbeitung im energiewirtschaftlichen System reicht ein Klick und die Aufgabe „ploppt“ auf der virtuellen Pinnwand des nächsten zuständigen Teams auf, welches zugleich Zugriff auf den gesamten Vorgang inklusive der damit zusammenhängenden Dateien hat. Der Bearbeitungsverlauf wird vollständig abgebildet, ergänzende Daten unterliegen der automatischen Archivierung. Jedwede Information steht dabei auch im Nachgang vollumfänglich im System zur Verfügung. Dank der neuen Möglichkeiten ist ein Arbeiten einzelner Mitarbeiter von unterwegs mit keinerlei Einschränkungen mehr verbunden. Das Tagesgeschäft ist nicht nur ohne Reibungsverluste abwickelbar, sondern gestaltet sich in Summe noch effizienter und schneller als vorher. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden hat sich weiter verbessert. So sehen Mitarbeiter bei Aufruf der Kundenanlage sofort, ob daran noch ein offener Vorgang hängt. Durch die digitale Unterstützung der einzelnen Prozessketten und die neugewonnenen Einsichten in die zum Teil umfangreiche Kundenhistorie haben sich viele Verzögerungsmomente der Vergangenheit von jetzt auf gleich in Luft aufgelöst.

Für alle, die mehr wissen wollen: Ein Fachartikel in der e|m|w beschreibt das Digitalisierungsprojekt im Detail.