AKTIF Blog

Wie gelingt der Start in die Direktvermarktung? 

Finden Sie es heraus – auf der The smarter E in München vom 7. bis 9. Mai! Unser Leiter Vertrieb, Mario Weber, freut sich darauf, Sie persönlich kennenzulernen, Ihre Fragen zu beantworten und unsere Lösungen vorzustellen. Besuchen Sie uns in Halle B5, Stand 670 und erfahren Sie, wie AKTIF Ihr Unternehmen unterstützen kann, um die Herausforderungen der Energiewirtschaft erfolgreich zu meistern.

Vereinbaren Sie am besten direkt einen Termin unter https://aktif.energy/ueber-uns/termine/aktif-auf-der-the-smarter-e-europe-in-muenchen-2024/ oder per Mail an .

Wir freuen uns darauf, Sie in München zu treffen!

Was braucht es, um zukünftig erfolgreich in der Energiewirtschaft zu sein? 

Diese und weitere Fragen beantwortet unser Geschäftsführer Lars Ehrler vom 7. bis 9. Mai auf der The smarter E in München. Treffen Sie ihn in Halle B5 am Stand 670 und erfahren Sie, wie AKTIF Ihr Unternehmen unterstützen kann, um die Zukunft der Energiewirtschaft mitzugestalten.

Vereinbaren Sie direkt einen Termin unter https://aktif.energy/ueber-uns/termine/aktif-auf-der-the-smarter-e-europe-in-muenchen-2024/ oder per Mail an .

Wir freuen uns darauf, Sie in München zu treffen!

Die Einführung des 24-Stunden-Lieferantenwechsels im Energiemarkt bedeutet für alle Beteiligten eine tiefgreifende Veränderung – vor allem im Hinblick auf Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit von IT-Systemen. Während Softwarehersteller den Betrieb bisher bei Updates oder Release-Wechseln durchaus für mehrere Stunden unterbrechen konnten, gelten nun grundlegend andere Voraussetzungen: Durch stark verkürzte Fristen, beispielsweise für Fehler- und Bestätigungsnachrichten (45 Minuten für eine positive APERAK, 15 Minuten für eine negative CONTRL) oder die Beantwortungsfristen von Nachrichten (z.B. Abmeldeanfragen), entsteht ein enormer Druck auf die Verfügbarkeit der Systeme. Wenn dann im Rahmen eines Update-Prozesses das System mehrere Stunden nicht erreichbar ist, kann dies unmittelbar dazu führen, dass Marktprozesse ins Stocken geraten. Ein Lieferant, der etwa eine Abmeldeanfrage, die bis 7 Uhr eingeht, nicht rechtzeitig bis 9 Uhr beantworten kann, verliert automatisch seinen Kunden, da die Anfrage bei Nicht-Beantwortung als bestätigt gilt.

Diese Entwicklung macht deutlich, dass wir als Softwarehersteller unsere bisherigen Update-Strategien grundlegend überdenken müssen. Es reicht nicht mehr aus, neue gesetzliche Vorgaben mit einigen längeren Downtimes pro Jahr umzusetzen. Vielmehr müssen wir technische Konzepte entwickeln, die eine nahezu durchgehende Verfügbarkeit gewährleisten – auch für kleinere Lieferanten, die keine hohen Kosten für hochverfügbare Infrastruktur tragen können. Für AKTIF bedeutet dies, dass wir unsere Software selbst so anpassen, dass wir unseren Update-Prozess mit möglichst kurzen Systemabschaltungen durchführen können. Dabei wird die neue Version im Hintergrund installiert, konfiguriert und getestet, während das Produktivsystem weiterläuft. Erst wenn alles fehlerfrei funktioniert, wird in einem sehr kurzen, planbaren Zeitfenster (idealerweise weniger als zehn Minuten) auf die neue Version umgeschaltet. Damit können wir auch mit verhältnismäßig kleinen Kosten für den Systembetrieb die notwendige Systemverfügbarkeit gewährleisten.

Doch nicht nur die Update-Strategie stellt uns vor Herausforderungen. Auch die Konzeption einzelner Marktprozesse ist in unseren Augen verbesserungswürdig. Ein Beispiel dafür ist der Webdienst zur Ermittlung der MaLo-ID (Marktlokation): Dieser sollte ermöglichen, dass Lieferanten über einen standardisierten Webservice in Echtzeit die MaLo-ID zu einer bestimmten Anschlussstelle abfragen können. De facto wurde jedoch ein Verfahren etabliert, bei dem der Netzbetreiber auf eine eingehende Anfrage lediglich eine Empfangsbestätigung als direkte Antwort sendet und sich bis zu zwei Stunden Zeit lassen darf, die eigentliche MaLo-ID bereitzustellen. Anstatt diese als unmittelbare Antwort zu erhalten, verbleibt das System des Lieferanten so in einer Art Warteschleife und muss jederzeit erreichbar sein, damit die Rückmeldung des Netzbetreibers zeitnah verarbeitet werden kann. Ein vergleichsweise simpler Teilprozess wie die Ermittlung der MaLo-ID zwingt damit sämtliche Marktteilnehmer effektiv zur Hochverfügbarkeit ihrer Systeme und Implementierung von Mechanismen, um Anfragen erneut versenden zu können, wenn das Zielsystem nicht verfügbar ist. Da die MaLo-ID Voraussetzung dafür ist, einen Anmeldeprozess zu starten, kann es entsprechend zu ungewollten Verzögerungen kommen.

Ideen, dass etwa die Fristen am Samstag ausgesetzt werden könnten, um Zeit für Softwareupdates zu schaffen, sorgen hier kaum für Entlastung. Angesichts des angespannten Fachkräftemarktes ist es für viele Unternehmen schlicht nicht realistisch, umfangreiche Rollouts am Wochenende durchzuführen. Um dennoch den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden und die Marktteilnehmer optimal für den 24-Stunden-Lieferantenwechsel aufzustellen, gilt es vielmehr, Lösungen zu finden, die Downtimes auf ein Minimum reduzieren und gleichzeitig die nötige Stabilität für durchgehende Marktkommunikation gewährleisten.

Dieser Kommentar erschien in der April-Ausgabe 4/2025 der Zeitung für kommunale Wirtschaft (ZfK).

The smarter E Europe, 7. bis 9. Mai 2025 in München – Halle B5, Stand 670

Zur diesjährigen „The smarter E“ in München adressiert die AKTIF-Unternehmensgruppe die aktuellen Nöte im Umfeld der Direktvermarktung. Gezeigt werden geeignete Lösungswege – nicht nur im Hinblick auf abrechnungsspezifische Details. Auch bei der damit einhergehenden und verpflichtenden Marktkommunikation ist Know-how ein wichtiges Erfolgskriterium. In dem Zusammenhang spielt die Abbildung der Flexibilitätsvermarktung von Batteriespeichern eine zunehmend wichtigere Rolle. Technologische Fortschritte treiben den  weltweiten Ausbau von PV- und Speicherkapazitäten zügig voran. Daher treffen die einschlägigen Prozessbausteine und Erfahrungswerte von AKTIF einen entscheidenden Nerv vieler Messeteilnehmer und -besucher. Denn mit der Einbindung von Speichern eröffnen sich kaum zu unterschätzende, zusätzliche Erlösfelder. Ein fachkundiger Partner kann dafür sorgen, dass sich diese zügig erschließen lassen. 
 
„Batteriespeicher gelten als Schlüsselelement der Energiewende, da diese die Volatilität der Erzeugung erneuerbarer Energien wirksam auffangen. Somit leisten sie nicht zuletzt einen entscheidenden Beitrag zur Stabilisierung des Stromnetzes. Egal ob es um Großspeicherprojekte oder die Einbindung der Elektromobilität geht: An Ideen mangelt es nicht. Vor allem Start-ups können hier ganz neuen Schwung in den Markt bringen. Eine der größten Herausforderungen ist dabei sicher, solche modernen Geschäftsmodelle in Einklang mit den energiewirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu bringen. Die komplexe Regulatorik darf nicht zum Spielverderber werden. Genau hier kommen der Erfahrungsschatz und die Prozessexpertise von AKTIF ins Spiel“, so Lars Ehrler, Geschäftsführer der AKTIF-Unternehmensgruppe. In seinen Augen bietet das Themenfeld der Erneuerbaren Energien gerade Neueinsteigern enorme unternehmerische Handlungsspielräume – seien es Betreiber und Projektierer von Erneuerbare-Energien-Anlagen, Akteure im Umfeld der Batteriespeicher, Anbieter von Ladesäulen-Konzepten oder auch Immobilienunternehmen, die den Weg in die Energieversorgungswelt einschlagen wollen. Sie alle können von den Umsetzungsoptionen der AKTIF-Unternehmensgruppe profitieren. Dank der weitreichenden Auswahl an praxisbewährten „As a Service“-Leistungen auf Basis der AKTIF®smart&easy-Plattform lassen sich prozessseitige Hürden souverän meistern. 
 
Das vielseitige Produkt- und Dienstleistungsspektrum stellt das Team von AKTIF zur Messe in München am Stand 670 in Halle B5 gerne detailliert vor. Ein Schwerpunkt bildet das umfangreiche Angebot für Direktvermarkter: von der Abbildung klassischer Modelle über die Einbindung von Power Purchase Agreements (PPA) bis hin zur Speicher-Flexibilitätsvermarktung. Aber auch Unternehmen auf der Suche nach einer schlanken Lösung zur Ladesäulenabrechnung finden am Stand von AKTIF die richtige Anlaufstelle. Last but not least gibt es stichhaltige Antworten zu spezifischen Problemstellungen rund um den 24-Stunden-Lieferantenwechsel oder die elektronische Rechnungsstellung.

Link zur Terminvereinbarung hier: https://aktif.energy/ueber-uns/termine/aktif-auf-der-the-smarter-e-europe-in-muenchen-2024/

Wie werden Speicher effektiv vermarktet? 

Batteriespeicher sind zentrale Bausteine der Energiewende: Sie gleichen die Schwankungen erneuerbarer Energien aus und eröffnen spannende zusätzliche Erlösquellen. Doch wie werden Speicherkapazitäten gewinnbringend vermarktet, ohne sich in komplexer Regulatorik zu verlieren?

Die AKTIF®smart&easy Plattform bietet Ihnen praxiserprobte und flexible Lösungen, um Speicher-Projekte zuverlässig und profitabel in den Markt zu bringen. Wir sorgen für Prozesssicherheit bis ins kleinste Detail und ermöglichen Ihnen eine effektive Speicher- bzw. Flexibilitätsvermarktung.

Lernen Sie unser umfassendes Angebot persönlich kennen und vereinbaren Sie unter https://aktif.energy/ueber-uns/termine/aktif-auf-der-the-smarter-e-europe-in-muenchen-2024/ oder per Mail an direkt ein Gespräch auf der The smarter E! Vom 7. bis 9. Mai treffen Sie uns auf der Messe München in Halle B5 am Stand 670! 

Vom PV-Aufsteller zum erfolgreichen Vermarkter – wir begleiten Sie Schritt für Schritt! 

Direktvermarktung, Börsenhandel, Power Purchase Agreements (PPA) – das Potenzial zur Erweiterung Ihrer Geschäftsfelder ist enorm. Doch komplexe Prozesse und regulatorische Hürden machen den Einstieg oft zur Herausforderung.

Mit der AKTIF®smart&easy Plattform bieten wir Ihnen eine schlüsselfertige Lösung, die Ihnen sämtliche energiewirtschaftlichen Prozesse zuverlässig und effizient abnimmt. Egal, ob Sie neu einsteigen oder Ihre bestehenden Vermarktungsaktivitäten professionalisieren möchten: Wir nehmen Sie an die Hand, begleiten und enablen Sie ganz individuell.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie AKTIF Sie unterstützen kann? Dann vereinbaren Sie schon jetzt ein persönliches Gespräch mit uns auf der The Smarter E, unter https://aktif.energy/ueber-uns/termine/aktif-auf-der-the-smarter-e-europe-in-muenchen-2024/ oder per E-Mail an . Vom 7. bis 9. Mai finden Sie uns in München in Halle B5, Stand 670. 

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Zukunft in der PV-Stromvermarktung gestalten!

Drei Monate vor dem Stichtag sind bei AKTIF alle Weichen zur Umsetzung der von der Bundesnetzagentur vorgegebenen „Regelungen für einen beschleunigten werktäglichen Lieferantenwechsel in 24 Stunden (LFW24)“ ab 6. Juni 2025 gestellt. In Zusammenarbeit mit weiteren Marktteilnehmern wurde das Feststellungsverfahren zur Anpassung der Marktkommunikation von Anfang an begleitet. Der Austausch mit den Anwendern zu den umfangreichen Anforderungen und Implikationen erfolgte frühzeitig. In den letzten Wochen lag der Fokus auf der adäquaten Anpassung der Prozesse. Das letzte noch fehlende Puzzleteil ist jetzt hinzugekommen: Die zur Identifizierung der Marktlokations-Identifikationsnummer (MaLo-ID) gegenüber dem Netzbetreiber erforderliche Web-API wird von der Virtimo AG bereitgestellt. Dem intensiven Testen und der Feinabstimmung steht somit nichts mehr im Weg. Kunden können darauf vertrauen, dass alle Marktprozesse auf Belieferungs- und Direktvermarktungsseite zum Stichtag vorgabenkonform und effizient abgebildet werden. Doch damit nicht genug: Die neugestalteten Prozesse sind für AKTIF auch ein weiterer Hebel für noch mehr Datenqualität im energiewirtschaftlichen Tagesgeschäft.

„Dass die Umstellung auf den 24-Stunden-Lieferantenwechsel ein enormer Kraftakt ist, steht außer Frage. Hier haben wir in den letzten Monaten und Wochen unsere gesamte Expertise gebündelt, um die Abläufe sowohl fachlich als auch systemtechnisch verlässlich abbilden zu können. Der regelmäßige Austausch mit den Anwendern ist dabei essenziell, schließlich gilt es, auch Vertriebsprozesse auf die neuen Abläufe auszurichten“, berichtet Anja Meier, Produktmanagerin bei AKTIF und für das Thema LWF24 verantwortlich. Da die MaLo-ID im neuen Konstrukt zum Dreh- und Angelpunkt wird, rät AKTIF beispielsweise allen Lieferanten, diese Information unmittelbar bei den Kunden abzufragen. Ist eine MaLo-ID nicht bekannt, muss diese anhand der bekannten Daten (Adresse, Zählernummer, …) via API-Webservice beim Netzbetreiber ermittelt werden. Erst dann kann der Anmeldeprozess überhaupt starten. Insofern ist gerade der Webservice ein essenzieller Baustein der neuen Prozesslandschaft. AKTIF hat entsprechende Lösungsoptionen vorab auf Herz und Nieren geprüft. „Am Ende haben wir uns für das Angebot der Virtimo AG entschieden, mit der wir im Zuge der AS4-Kommunikation bereits seit 2023 verlässlich zusammenarbeiten“, so Lars Ehrler, Geschäftsführer der AKTIF Unternehmensgruppe. Die Partnerschaft wird nun auch auf den neuen Prozess ausgeweitet.

Mehrwert im Fokus

Im Rahmen der umfangreichen Vorbereitungen hat sich erneut die Stärke der AKTIF-Software gezeigt. Da diese auf ein hochflexibles Zusammenspiel im Informationsaustausch und die automatisierte Integration unterschiedlicher Daten ausgelegt ist, stellt der Umgang mit den neuen Kommunikationsstrukturen und Datenflüssen – einmal angepasst – keine Hürde da. Zudem sieht AKTIF in der Umstellung klare Chancen, um die Datenqualität nachhaltig steigern zu können. Anja Meier präzisiert: „Die neue Struktur der UTILMD-Nachrichten bei Änderungsmitteilungen sieht u.a. die Übermittlung von Zeitscheiben für Verwendungszeiträume vor. Die Erweiterung der Datenbasis bringt folglich auch Vorteile für die Abrechnung und weitere Aufgaben im energiewirtschaftlichen Alltag. Zudem werden durch Überwachung der Marktkommunikation fehlende Informationen sofort ersichtlich und Clearingprozesse zu Vervollständigung der Stammdaten können direkt starten.“ Somit hat AKTIF aus der Not der Umsetzung eine Tugend gemacht, von der Kunden im Tagesgeschäft zusätzlich profitieren können.

In der aktuellen Ausgabe der et – Energiewirtschaftliche Tagesfragen (12/2024) beleuchtet unsere Produkt- und Projektmanagerin Katja Conrad, wie wichtig ein automatisierter Prozess für die Abrechnung von Ausfallarbeit im Zuge des Redispatch 2.0 ist – vor allem, da die aktuell geltende „BDEW-Übergangslösung“ voraussichtlich noch bis Ende 2031 Bestand haben wird.

Warum ist das relevant? 

Die Bilanzkreisverantwortlichen unter den Direktvermarktern stehen vor der Herausforderung, monatlich Einzelrechnungen gegenüber einer Vielzahl von Verteilnetzbetreibern zu erstellen. Manuelle Prozesse kosten nicht nur Zeit und Ressourcen, sie bergen bei Verzögerungen auch ein nicht zu unterschätzendes finanzielles Risiko.

Unsere Lösung: 

Mit der neuen Funktionserweiterung des AKTIF®dataService liefern wir eine automatisierte, standardisierte und praxiserprobte Lösung, die Marktteilnehmern spürbar den Rücken freihält. Dank tagesaktueller Stammdatenpflege, automatischer Ermittlung der Ausfallarbeit anhand der übertragenden Einspeisezeiträume und der einfachen Integration der monatlich veröffentlichten Mischpreise werden Rechnungsprozesse effizient und zuverlässig im Hintergrund abgewickelt.

Die Vorteile liegen auf der Hand: 

- reduzierter manueller Aufwand 

- minimiertes Ausfall- und Verzugspotenzial 

- sichere und nachvollziehbare Datenaufbereitung

Den kompletten Fachartikel gibt es hier als PDF:

Die Wärmewende soll dafür sorgen, dass die Wärmeversorgung klimafreundlicher wird. Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor im Tagesgeschäft von Wärmeversorgern – insbesondere im Hinblick auf künftige Marktentwicklungen – ist eine hochgradig automatisierte Abrechnung.
 
Herausforderung: Komplexe Regulatorik und Vertragsgestaltung
Die kommunale Wärmeplanung nimmt Wärmeversorger beim Aufbau nachhaltiger und wirtschaftlicher Konzepte inzwischen zunehmend stärker in die Pflicht. Parallel dazu gilt es, komplexe Anforderungen aus der FFVAV (Fernwärme- oder Fernkälte-Verbrauchserfassungs- und -Abrechnungsverordnung) fristgerecht und zufriedenstellend zu erfüllen. Ein zentrales Problem ist beispielsweise die BEHG-Umlage (Brennstoffemissionshandelsgesetz), auch bekannt als CO₂-Umlage. Wärmeversorger müssen hierfür Zertifikate erwerben, um ihren Emissionsausstoß auszugleichen. Die Kosten für diese Zertifikate stehen jedoch oft erst fest, wenn die Abrechnung bereits erstellt sein sollte. Vermieter, die auf eine zügige Wärmeabrechnung angewiesen sind, um ihre Nebenkostenabrechnungen fristgerecht zu erstellen, machen Druck. Zudem verlangt die FFVAV von Wärmeversorgern, ihren Kunden monatliche Verbrauchsinformationen bereitzustellen, sofern fernablesbare Messeinrichtungen vorhanden sind. Grundlage dafür sind eine hohe Datenqualität und effiziente Prozesse zur Datenerfassung und -bereitstellung. Im Bereich der Blockheizkraftwerke (BHKW) gestaltet sich die Abrechnung noch komplexer, da die Preisgestaltung individueller erfolgt und Cross-Commodity-Angebote wie Mieterstrom integriert werden müssen. Zudem kommt es darauf an, Non-Commodity-Dienstleistungen wie Wartungsverträge in die Abrechnung einzubeziehen.
 
Umsetzung: Digitalisierung für mehr Effizienz und Flexibilität
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Wärmeversorger verstärkt auf Digitalisierung und Automatisierung setzen. Integrative Plattformen ermöglichen die flexible Abbildung individueller Preiskonzepte und die Berücksichtigung von Cross-Commodity- und Non-Commodity-Leistungen bei der Abrechnung. Die Implementierung von Onlineportalen bietet zudem eine effiziente Lösung zur Verbesserung der Datenqualität. Endkunden können über diese Portale ihre Kunden- und Vertragsdaten selbstständig erfassen und aktualisieren. Gleichzeitig erhalten sie Zugang zu monatlichen Verbrauchsinformationen gemäß der FFVAV. Dies fördert nicht nur die Einhaltung regulatorischer Vorgaben, sondern steigert auch die Kundenzufriedenheit durch erhöhte Transparenz. Im Zuge der genauen Ausweisung der genutzten Heiztechnologien und Energieträger schaffen automatisierte Prozesse zur zeitnahen Erfassung und abrechnungsseitigen Integration der notwendigen Informationen und Messdaten von Erzeugungsanlagen entscheidende Entlastung in den Reihen von Versorgungsunternehmen. Im BHKW-Bereich ermöglichen flexible Softwarelösungen problemlos die Abbildung komplexer Abrechnungsmodelle.
 
Lösung: Zukunftsfähigkeit durch passende Software und Prozess-Know-how
Die Kombination aus digitalisierten Prozessen, leistungsfähiger Software und hoher Datenqualität stellt die Weichen für eine erfolgreiche Wärmeabrechnung. Abrechnungssysteme wie AKTIF®dataService versetzen Wärmeversorger in die Lage, regulatorische Vorgaben effizient umzusetzen, die Datenqualität zu steigern und Kunden einen verbesserten Service zu bieten. Für die Zukunft sind Wärmeversorger mit einer solchen Lösung gut gerüstet – auch und gerade wenn sich der Wärmemarkt in Richtung Liberalisierung bewegen sollte. Die Erfahrung aus den liberalisierten Strom- und Gasmärkten zeigt, dass Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend sind. Das spartenübergreifende Angebot von AKTIF bietet somit einen klaren Vorteil. Nicht zuletzt lassen sich Daten aus der Wärme-, Strom- und Gasversorgung übersichtlich zusammenführen, was einer Erweiterung des Geschäftsmodells den Weg bahnt, Prozesse weiter optimiert und zusätzliche Effizienzpotenziale freisetzt. Wärmeversorger, die jetzt in Digitalisierung und Automatisierung investieren, sichern sich daher Wettbewerbsvorteile und legen den Grundstein für nachhaltigen Erfolg in einem sich wandelnden Markt.
 
Dieser Beitrag erschien ungekürzt in Ausgabe 11-12/2024 der Fachzeitschrift EURO HEAT&POWER.
 
Ein PDF des vollständigen Artikels finden Sie hier:
 

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Kraft. Das bringt auch für Unternehmen der Energiewirtschaft erhebliche Veränderungen mit sich.
 
Rechtsgrundlage und Definition elektronischer Rechnungen
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gründet auf dem Wachstumschancengesetz. Ziel der Regelung ist unter anderem eine verstärkte Digitalisierung des Rechnungswesens sowie die Einführung eines elektronischen Meldesystems zur effizienteren Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung. Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist hierbei eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen – konkret der CEN-Norm EN 16931. Gängige Formate dafür sind die XRechnung und ZUGFeRD. Es gilt zu beachten, dass eine einfach per E-Mail verschickte PDF-Datei nicht als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt, da diese nicht maschinell verarbeitbar ist.
 
Betroffene Unternehmen und Übergangsfristen
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Leistungen gegenüber anderen Unternehmen erbringen, also den gesamten B2B-Bereich. Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben.
 
Um den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen festgelegt:

• Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen und versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
• Bis Ende 2027 gilt diese Möglichkeit für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro. Größere Unternehmen müssen ab 2027 vollständig auf das strukturierte elektronische Format umsteigen.
• Ab 2028 sind ausschließlich elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format zulässig. Der Vorsteuerabzug ist dann nur noch mit solchen Rechnungen möglich.

Technische Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD sind zentral für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung.

• XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, das speziell für die elektronische Verarbeitung konzipiert wurde. Es ist im öffentlichen Sektor bereits weit verbreitet und ermöglicht eine effiziente maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Dies erlaubt sowohl die automatische Verarbeitung als auch die manuelle Prüfung der Rechnungen.

In der Energiewirtschaft gibt es spezifische Varianten dieser Formate, die vom edna Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation gepflegt und weiterentwickelt werden, um den besonderen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.
 
Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt verschiedene Herausforderungen mit sich. Eine der größten ist der Umgang mit Versionswechseln der Rechnungsformate. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD werden regelmäßig aktualisiert, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Systeme und Prozesse kontinuierlich anzupassen. Dies erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch Ressourcen für die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter.
 
Ein weiteres Problem ist die Sicherstellung der Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen und Formaten. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre elektronischen Rechnungen von den Systemen ihrer Geschäftspartner verarbeitet werden können. Dies kann insbesondere bei Unternehmen mit komplexen IT-Infrastrukturen zu Schwierigkeiten führen.
 
Unternehmen müssen nicht nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden. Es kommt auch darauf an, diese empfangen und verarbeiten zu können. Ab dem 1. Januar 2025 sind sie verpflichtet, entsprechende Systeme einzurichten. Für den Vorsteuerabzug ist es entscheidend, dass die empfangenen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ab 2028 ist der Vorsteuerabzug nur noch mit elektronischen Rechnungen im vorgeschriebenen Format möglich. Das bedeutet, dass Unternehmen ohne entsprechende Systeme steuerliche Nachteile erleiden könnten.
 
Ausblick und Empfehlungen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch Chancen für mehr Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Dies beinhaltet die Analyse der bestehenden Systeme, die Auswahl geeigneter Softwarelösungen und die Schulung der Mitarbeiter.
 
Insbesondere in der Energiewirtschaft, die durch spezifische Anforderungen und komplexe Abrechnungsmodelle gekennzeichnet ist, ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich. Unternehmen sollten prüfen, welche Formate für sie am besten geeignet sind und wie sie die Kompatibilität mit ihren Geschäftspartnern sicherstellen können.
 
Lösungen von AKTIF
AKTIF bietet umfassende Lösungen und Know-how für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Wir unterstützen Unternehmen sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung als auch beim Empfangen entsprechender Rechnungen – und das bei vielen Kunden schon heute. Die hierfür erforderlichen Prozesse sind teilweise bereits seit Längerem produktiv im Einsatz und umfassen unter anderem die Implementierung von XRechnung und ZUGFeRD, die Anpassung im Rahmen von Versionswechseln sowie die Integration in bestehende Systeme. Mithilfe unserer Software und/oder maßgeschneiderter Dienstleistungen hilft AKTIF dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern.